プライバシーポリシーがないとどうなる？義務・罰則・企業が見落としがちなポイントを解説

プライバシーポリシーを整備していない企業が、法律上ただちに違法となるわけではありません。しかし実務では、商談・審査の通過、広告プラットフォームの利用、モバイルアプリの公開など、プライバシーポリシーの不在が支障となる場面が複数あります。また、文書として存在していても、改正電気通信事業法（外部送信規律）や個人情報保護法への対応が不十分なケースも少なくありません。本記事では、プライバシーポリシーの有無が実務に与えるリスクと、企業が見落としがちな記載事項について整理します。

プライバシーポリシーとは何か

プライバシーポリシーとは、企業がウェブサイトやサービスを通じて収集する個人情報等について、取得する情報の種類・利用目的・管理方法などをユーザーに説明するための文書です。

サービスを利用するユーザーが自分の情報をどのように扱われるかを確認できるよう、情報の取り扱いに関する透明性を確保することが主な役割です。現在は多くの企業がウェブサイトのフッターや専用ページに掲載しており、実務上の標準的な整備事項として定着しています。

プライバシーポリシー作成の義務はあるのか

「プライバシーポリシー」という文書の作成は、個人情報保護法上の義務ではありません。ただし、個人情報を取り扱う事業者には、個人情報保護法に基づく利用目的の公表・通知義務があります。ウェブサイト上などであらかじめ利用目的を公表していれば、文書の名称を問わずこの義務を形式上は満たすことができます。なお、ウェブフォームなどの本人が直接入力する形式の場合は、ウェブサイトへの公表とは別に、フォーム上で本人に利用目的を明示する義務が生じます。

一方、利用目的の公表義務に違反した場合でも直接の罰則規定はありません。個人情報保護委員会による指導・勧告・命令の対象にはなり得ますが、プライバシーポリシーを設けていないこと自体がただちに刑事罰や行政罰につながることは、現時点では一般的ではありません。ただし、プライバシーポリシーに記載した利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱い、委員会の命令に従わない法人は1億円以下の罰金が科される可能性があります。

なお、2026年7月に成立した個人情報保護法改正法では課徴金制度の導入が盛り込まれています。2028年7月頃までの全面施行に向けて罰則規定が変わる予定です。改正個人情報保護法の詳細は「個人情報保護法の改正はいつ？見直しのポイントをわかりやすく解説」をご確認ください。

法律上の義務の有無にかかわらず、プライバシーポリシーがないことで実務上の支障が生じる場面は複数あります。

プライバシーポリシーがないと実務で困る場面

ここでは、プライバシーポリシーの不在が実務に影響する代表的な場面を整理します。

BtoB取引・セキュリティ審査

大手企業との取引開始時には、セキュリティチェックシートの提出を求められるケースがあります。取引先はチェックシートの回答内容とプライバシーポリシーの記載を照合するため、プライバシーポリシーが存在しない・内容が実態と乖離しているといった状態では、審査の停滞や信頼性低下の原因になり得ます。

広告配信ツールの導入

Google広告やMeta広告をはじめとする主要な広告プラットフォームは、利用規約でプライバシーポリシーの設置を求めています。プライバシーポリシーが存在しない状態では、広告アカウントの審査や配信に支障が生じる可能性があります。

アプリ審査（App Store / Google Play）

モバイルアプリを公開する際、App Storeではプライバシーポリシーの公開URLが全アプリの必須要件です。Google Playでも個人データや機密データを取り扱うアプリに対して同様に求められます。URLを提出できない場合、審査を通過できません。

プライバシーポリシーがあっても不十分になるケース

プライバシーポリシーを設けていても、内容が法的要件を満たしていないケースがあります。注意が必要な法的根拠は複数あります。

改正電気通信事業法（外部送信規律）への対応

2023年6月16日に施行された改正電気通信事業法の「外部送信規律」では、送信先ごとの記載が必要なため、新たなツールを導入するたびにプライバシーポリシーを更新し続ける必要があり、継続的な管理体制が求められます。

外部送信規律とは、ウェブサイトやアプリにおいて利用者の情報を外部に送信する場合、送信先ごとに以下の4点を「通知」または「容易に知り得る状態に置く」ことを義務付けるものです。

外部送信規律の対象範囲は広く、業界動向や専門知識など他者の情報を発信しているオウンドメディアやブログを運営している場合も対象になり得ます。こうした対象サービスにおいて、Google Analyticsなどの解析ツール、リターゲティング広告、ソーシャルプラグインを設置していると、外部送信規律への対応が必要です。プライバシーポリシーにこれらの送信先情報を記載していなければ、文書としてのプライバシーポリシーは存在していても、法的義務を果たせていないことになります。

外部送信先を正しく記載するには、設置しているすべての外部サービスを棚卸しし、送信先の名称・送信される情報の内容・各サービスでの利用目的を特定したうえで一覧化しなければなりません。導入しているツールが多い場合には、その把握だけでも相当な工数がかかります。さらにツールの追加・変更のたびに記載内容を見直す必要があるため、継続的な管理体制が欠かせません。

外部送信規律の法令上の義務の遵守率は、アプリのみのサービスでは約7割（71.0%）に達する一方、ウェブサイトのみのサービスでは4割程度（43.2%）にとどまっています。自社のウェブサイトが対象になっていないか、一度確認しておくとよいでしょう。

外部送信規律の詳細については、「改正電気通信事業法とは？外部送信規律のポイント解説」をご覧ください。

個人情報保護法・GDPRへの対応

個人情報保護法においては、プライバシーポリシーをウェブサイトに掲載しているだけでは不十分になる場面があります。お問い合わせフォームや会員登録フォームなど本人が直接入力する場合、フォーム上にも利用目的を記載しなければなりません。

また、外部サービスへの個人データの提供が「第三者提供」に該当するケースに注意が必要です。広告プラットフォームへの顧客リストのアップロード（カスタマーマッチ）などはその典型例で、プライバシーポリシーへの明記と本人からの同意取得が求められます。

一方、Cookie IDなどの個人関連情報を外部サービスに提供する場合は異なる対応が生じます。提供先（プラットフォーム等）が、自社で保有しているユーザー情報とそのCookie IDなどを突合し、特定の個人を識別することが想定される場合、提供元（自社）は、提供先が本人から適切に同意を得ているか確認する義務を負います。

EU圏のユーザを対象にしたサービスを提供している場合は、GDPR（一般データ保護規則）などへの対応も必要です。EU圏ではCookieの利用前に同意を取得することが求められるなど、国内法とは異なる対応が必要です。

GDPRの詳細については、「GDPR（EU一般データ保護規則）とは？日本企業が知るべき適用範囲と対策を解説」をご確認ください。

プライバシーポリシーに記載すべき内容

法的要件を満たすプライバシーポリシーを整備するには、どのような項目を盛り込む必要があるのでしょうか。主な記載項目は以下のとおりです。

• 事業者の氏名・住所：個人情報取扱事業者の氏名または名称・住所を記載します。法人の場合は代表者の氏名も必要です。
• 取得する情報の種類：氏名・メールアドレス・Cookie情報など、取得する個人情報の項目を記載します。
• 利用目的：取得した個人情報をどのような目的で利用するかを具体的に記載します。
• 第三者提供：個人情報を第三者に提供する場合は、提供先・目的・提供する情報の内容を明記します。
• 安全管理措置：個人情報の漏えい・滅失・毀損を防ぐために講じている措置を説明します。
• 開示・訂正・削除への対応：本人からの開示請求や訂正・削除等の手続き方法を記載します。
• 苦情の申出先：個人情報の取扱いに関する苦情の受付窓口を記載します。
• 外部送信先の一覧：ウェブサイトに設置している外部サービスの名称・利用目的を送信先ごとに記載します。

取得する情報の種類は、個人情報だけでなく、Cookieや広告識別子などウェブサイトから自動的に取得する情報も記載することが推奨されます。Cookieなどは単体では個人情報に該当しない場合がありますが、氏名やメールアドレスなどの個人情報と組み合わせることで全体として個人情報に該当します。この場合、その情報の取得・利用は個人情報保護法上の義務の対象となるため、プライバシーポリシーへの記載は法的要件となります 。当社（株式会社DataSign）のプライバシーポリシーでは、取得する情報の項目を以下のように明示しています。

このように、取得する情報を具体的に列挙したうえで、それぞれの利用目的を併記することで、読者にとって分かりやすく、かつ法的要件も満たす記載になります。

多くの企業が見落としている記載事項

プライバシーポリシーの記載不備として特に多く見られるのは次の3点です。記載漏れが起きやすいパターンを整理します。

1.外部送信先の一覧の記載

外部送信先の一覧は、プライバシーポリシーの項目の中でも特に更新頻度が高くなりやすい項目です。ツールの追加・変更のたびに対象が変わるため、初回作成後に放置されると実態との乖離が広がる一方になります。解析ツール・広告タグなどはツールの追加・変更のたびに対象が変わりますが、初回作成後に更新されないまま運用されているケースが少なくありません。

対応が後回しになりやすい背景には、工数の問題があります。外部送信規律への対応はウェブサイト上のすべてのタグの棚卸しから始まるため、着手のハードルが高くなっています。特に担当者が変わるたびにタグが積み重なっている環境では、現状把握だけでも相当な時間がかかります。

さらに、棚卸しが完了した後も、ツールの変更に合わせてプライバシーポリシーを手動で更新し続ける必要があるため、実務上の工数が継続的に発生します。別部署でタグを管理している場合には、変更の見落としが特に起きやすい項目です。

こうした課題に対しては、外部送信先を自動検知するツールを使う、あるいはタグ管理の担当部署を一本化するなど、仕組み化による対応が有効です。

2.利用目的がひな形のまま実態と乖離している

インターネット上の無料テンプレートをそのまま流用した結果、自社の業務実態と合っていない利用目的が記載されているケースがあります。実際には収集していない情報の利用目的が書かれていたり、実態として行っている処理が記載されていないといった状態は、記載内容と実態の不一致につながります。

自社のプライバシーポリシーが、実際に取得・利用している情報の範囲と一致しているか、一度見直してみることをお勧めします。特に、サービスや事業内容を拡大した際は、当初のプライバシーポリシーのままになっていないか確認が必要です。

3.作成後に更新されていない

プライバシーポリシーは作成して終わりではなく、法改正や業務変更に合わせた継続的な更新が必要です。改正電気通信事業法の施行や個人情報保護法の改正など、近年は法整備の動きが続いており、対応状況を定期的に見直すことが求められます。

新しいツールの導入時、事業内容の変更時、法改正のタイミングなど、見直しのきっかけを社内であらかじめ決めておくと、更新漏れを防ぎやすくなります。

プライバシーポリシーの整備・更新にはCMPツールが活用できる

CMPツール（同意管理プラットフォーム）とは、ウェブサイトにおけるCookie同意バナーの管理や外部送信情報の開示など、利用者への同意管理を一元的に行うためのプラットフォームです。改正電気通信事業法の外部送信規律への対応はもちろん、個人情報保護法における「個人関連情報」の取り扱いにおいても、外部サービスへの情報提供の公表や同意取得が求められる場面があります。こうした複数の法的根拠への対応を一元化する手段として、CMPツールの活用が注目されています。

担当者が手動で管理する場合、設置しているツールの棚卸しから始まり、送信先ごとの情報の特定・プライバシーポリシーへの記載・ツール変更のたびの更新と、継続的な工数が発生します。CMPツールを導入することで、こうした複数の法的対応をまとめて効率化し、プライバシーポリシーを常に最新の状態に維持しやすくなります。

『webtru』なら外部サービスの一覧をプライバシーポリシーに自動反映可能

webtru（ウェブトゥルー）は、株式会社DataSignが提供するCMPツールです。ウェブサイト上で検知した外部サービスの情報を、プライバシーポリシーページに自動で反映できます。

タグの追加・削除が発生した場合も、手動でプライバシーポリシーを編集する手間なく内容を最新の状態に保てるため、外部送信規律への継続的な対応と管理工数の削減を同時に実現できます。

また、webtruは個人情報保護法の対応にも活用できます。Cookie IDなどの個人関連情報を外部サービスに提供する場面では、利用者への公表や同意取得が必要になりますが、webtruの同意管理機能を使うことで、こうした対応の効率化が可能です。

webtruに関する詳しい資料は無料でダウンロードいただけます。

プライバシーポリシーについてよくある質問